Informații privind protecția datelor cu caracter personal conform Art. 13 al Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR)

Responsabilul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, conform Art. 4, Par. 7 din Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR) este:

UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG
Heinrich-Eckstein-Straße 1
63801 Kleinostheim
Tel: +49 6027 – 509-0
E-Mail: info@uta.com
Pagina web: www.uta.com

Reprezentanți ai responsabilității:
Pierre Jalady

În cazul în care ai întrebări cu privire la protecţia datelor cu caracter personal, te rugăm să te adresezi persoanei responsabile pentru securitatea datelor în cadrul UTA, prin poştă, la adresa specificată mai sus, cu menţiunea “În atenţia responsabilului cu protecţia datelor” sau pe email la oricare din adresele de email: dataprivacy@uta.com / datenschutz@uta.com.

Notă:
În cazul în care doreşti să ne contactezi prin email sau prin intermediul unui formular de contact, datele furnizate (adresa de email şi dacă este cazul numele și numărul de telefon) vor fi stocate de către noi pentru a putea răspunde solicitării. Vom șterge datele funizate, dacă stocarea acestora nu mai este necesară sau vom limita prelucrarea acestora, în cazul în care va exista obligativitatea legală de păstrare a acestor date.

1. Volumul prelucrării datelor cu caracter personal

Te asigurăm că datele stocate de noi, UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, sunt folosite numai pentru a putea răspunde solicitărilor, pentru îndeplinirea și efectuarea contractelor încheiate între părţi (inclusiv pentru efectuarea plăților și eventual verificarile necesare pentru bonitate) și pentru scopuri de marketing. Prelucrarea este realizată conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR) și a Legii Federale privind Protecția Datelor.

Dacă ne adresezi o întrebare, soliciți o ofertă sau dacă are loc un raport un raport contractual între părţi, atunci vom prelucra date cu caracter personal.

2. Temeiul legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal

În cazul în care vom prelucra date cu caracter personal pe baza unui acord, Art. 6, Par. 1, Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR) servește ca temei legal.

La prelucrarea datelor cu caracter personal pentru îndeplinirea unui raport contractual, prelucrăm date cu caracter personal pe baza Art. 6, Par. 1, Lit. B al Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR). Acest lucru este valabil și pentru operaţiunile de prelucrare necesare acţiunilor precontractuale.

Atât timp cât prelucrarea datelor cu caracter personal servește îndeplinirii unei obligații legale, căreia i se supune compania noastră, Art. 6, Par. 1, lit. C, din Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) servește ca temei legal.

Dacă prelucrarea este necesară pentru protejarea unui interes legitim al companiei noastre sau al unui terț, iar interesele, drepturile și libertățile de bază ale companiei pe care o reprezinţi nu domină primul interes legitim menționat, atunci Art. 6 Par. 1, Lit. F din Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) servește ca temei legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

3. Ștergerea datelor cu caracter personal și durata stocării

UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG blochează, respectiv șterge, datele cu caracter personal, imediat ce este anulat scopul prelucrării. Datele pot fi stocate dacă acest lucru este prevăzut de legiuitorul european sau național în dispozițiile legislației UE, legi sau alte prevederi, cărora ne supunem în calitate de operator. Blocarea sau ștergerea datelor personale are loc și atunci, când unul din termenele de stocare stabilite prin normele menționate expiră, cu excepția cazului în care există o necesitate pentru stocarea în continuare a datelor pentru încheierea unui contract sau o îndeplinire a contractului.

Utilizarea aplicației este posibilă, în principiu și fără a furniza date cu caracter personal. Dacă doreşti să utilizezi și funcționalitățile speciale ale aplicației, poate deveni necesară prelucrarea datelor cu caracter personal.

1. Scopurile în care se prelucrează datele cu caracter personal: 

UTA colectează și prelucrează datele exclusiv pentru scopuri precise. Acestea pot rezulta din nevoi tehnice, cerințe contractuale sau dorințele explicite ale utilizatorilor. Din motive tehnice, la utilizarea aplicației trebuie colectate și stocate anumite date (de exemplu Push token, tipul dispozitivului și versiunea aplicației).

În cadrul aplicației, UTA prelucrează datele personale descrise în continuare:

• Datele de geolocalizare (date de localizare a dispozitivului pe care le-am legat la un vehicul conform specificațiilor). În timpul inițierii aplicației, utilizatorul, decide dacă activează funcționalitatea pentru procesarea datelor de geolocalizare. Aceasta este dezactivată în mod implicit. Fluxul de date în aplicația web UTA SmartCockpit^® este dependent de:
  - Activarea funcției (geolocalizare) pe dispozitivul mobil;
  - Activarea transferului de date de pe dispozitivul mobil către aplicația UTA SmartCockpit^®;
  - Alocarea dispozitivului mobil vehiculului în aplicația UTA SmartCockpit^®.
  
  Colectăm locația actuală oferită de GPS pentru a returna informații rapide despre localizarea de proximitate (căutare de proximitate) și pentru a oferi posibilitatea de a planifica rute din poziția curentă. Datele despre locație vor fi utilizate pentru a procesa solicitarea și vor fi transmise aplicației UTA SmartCockpit^®. Transmiterea datelor privind locația are loc printr-o conexiune criptată de tip HTTPS. Datele de locație sunt utilizate în aplicația UTA SmartCockpit^® pentru a permite utilizatorului aplicației UTA SmartCockpit^® să planifice un traseu din poziția actuală a vehicului, precum și pentru analize ulterioare. Pe baza datelor de geolocalizare, UTA nu va efectua în niciun caz profilarea conform Art. 22, GDPR sau măsuri de monitorizare a performanței și comportamentului utilizatorilor aplicației SmartCockpit^®. Dacă recepția GPS este perturbată, poziționarea se efectuează automat prin WLAN sau unde radio. În acest caz, geolocalizarea poate fi mai puțin precisă. Dacă funcția GPS este dezactivată, este afișată ultima poziție cunoscută a dispozitivului mobil.
   
• Activarea aplicației 
  În cadrul activării aplicației UTA SmartCockpit^® este necesar ca numărul de client precum și numărul de telefon al utilizatorului aplicației să fie procesate în aplicaţie pentru a crea o conexiune permanentă între aplicația web UTA SmartCockpit^® și aplicația mobilă aferentă. Aceasta este necesară pentru ca pe durata utilizării aplicației să poţi selecta vehicule, planifica rute și să poţi recepționa rute din aplicația web UTA SmartCockpit^®. În plus, este procesat asa numitul ID șofer.
   
• Utilizarea funcției push
  Pe durata utilizării funcției push din aplicația web UTA SmartCockpit^®, este necesar să prelucrăm ID-ul de vehicul și token-ul push. Notă: Token-ul push este un token specific aplicației, care se generează automat de către Google Firebase.
   
• Utilizarea funcționaţităţii Hartă  
  Pentru utilizarea funcționalităţii Hartă există o diferență între iOS și Android. Android folosește Google Maps, iar iOS folosește Apple Maps.
  
  În baza funcționalității utilizate (layer) nu are loc transferul datelor de geolocalizare către Google, respectiv iOS. În baza unui acord de prelucrare reglementat, UTA prelucrează datele de geolocalizare prin intermediul Qivalon pentru afișarea pe hartă.
  Condiția pentru utilizarea acestei funcții este o conexiune la internet stabilă prin WLAN, respectiv date mobile. Se pot genera insă costuri suplimentare, care nu intră sub incidenţa UTA.
  
  
• Date de analiză
  Pentru a putea îmbunătăți continuu experiența de utilizare, colectăm statistici despre utilizarea aplicației. În acest sens folosim instrumentul de analiză Google Analytics Firebase. Astfel asigurăm o structurare în funcție de nevoi și optimizăm permanent aplicația noastră. Pe de altă parte utilizăm coduri de urmărire (tracking), pentru a înregistra statisticile privind utilizarea aplicației și pentru a evalua experienţa cu aplicaţia în vederea optimizării acesteia. Toate datele se prelucrează anonim.
  În urmărirea standard (Standard-Tracking) se analizează următoarele date: numărul de utilizatori activi, număr de căderi ale aplicației, interacțiunea utilizatorilor, informații despre grupul-țintă și utilizarea aplicației. În plus are loc o urmărire (tracking) pe baza evenimentelor, la care se stochează și se evaluează numărul activărilor aplicației, vehiculelor înregistrate, rutele planificate, rutele începute și misiunile acceptate. În plus, această urmărire pe bază de evenimente se înregistrează și evaluează numărul pornirilor aplicației, statusul aplicației (deschisă pe fundal sau în prim-plan) precum și numărul de distanțe ale aplicației. În plus, sunt incluse, se asemenea urmărirea modificărilor în setări privind ruta, proiecţia preţurilor, ignorarea staţiilor de alimentare de pe autostradă şi afişarea informaţiilor despre trafic, inclusiv parametrii setaţi. În aplicație, ca și utilizator poţi efectua setări personalizate. Acestea pot fi accesate în planificarea rutei sau sub elementul de meniu Setări.
   
• Dreptul de accesare a dispozitivului, condiționare tehnic
  Din motive tehnice este necesar accesul la internet. Pentru planificarea rutelor sau căutarea zonelor din jurul poziției actuale a vehiculului, este necesar accesul la locația dispozitivului. Aceasta este totodată o condiție pentru utilizarea funcției de geolocalizare, dacă se dorește și este activată. 
   
• Cookies
  În cadrul aplicației nu folosim cookie-uri.

2. Bazele legale ale prelucrării datelor cu caracter personal

În cadrul aplicației UTA SmartCockpit^®, prelucrăm date cu caracter personal numai pentru scopurile necesare și în baza unui acord legal. 

Datele de locație se prelucrează în baza acordului alocat în aplicație conform Art. 6, Par. 1, Lit. A, GDPR. Utilizatorul aplicației poate dezactiva funcția în orice moment, cu efect pe viitor, din „Setări”. Astfel funcționalitatea este finalizată și nu se mai colectează date privind locația, respectiv acestea nu se mai trimit către aplicația web UTA SmartCockpit^®. Pentru transferul datelor de locație către aplicația web UTA SmartCockpit^® este necesar ca dispozitivul mobil să aibă acces la internet. 

Prelucrarea datelor personale în cadrul utilizării funcționaliţăţii Hartă și drepturilor de acces condiționate tehnic se bazează pe Art. 6, Par. 1, Lit. b, GDPR și se efectuează exclusiv pentru prestarea serviciilor convenite contractual. În funcție de prestarea serviciului există posibilitatea de accesare a internetului. Disponibilitatea accesului la internet este în afara influenței UTA. În conformitate, UTA nu răspunde pentru faptul că în baza lipsei disponibilității sau lipsei posibilității de accesare a internetului aplicația UTA SmartCockpit^® nu funcționează așa cum s-a convenit.

Dacă UTA are obligație legală, pentru a cărei îndeplinire ea trebuie să prelucreze datele personale, atunci prelucrarea se bazează pe Art. 6, Par. 1, Lit. C, GDPR.

Pentru a îmbunătăți permanent utilitatea aplicației, colectăm informații tehnice și date de analiză pe bază pseudonimizată. Baza legală în acest sens este Art. 6, Par. 1, Lit. f, GDPR.  

Nu sunt efectuate automatizări şi profilări, coform Art. 22, GDPR.

3. Destinatarii datelor cu caracter personal 

În contextul funcţionării aplicației UTA SmartCockpit^®, există anumiţi responsabilii pentru prelucrarea datelor, sub incidenţa contractuală a UTA, care au acces la date cu caracter personal. Acești prestatori sunt următorii:

4. Transmiterea datelor către o țară terță sau o organizație internațională 

Pentru prestarea serviciilor în afara UE/SEE sunt îndeplinite condițiile speciale conform Art. 44, GDPR și există o decizie de eligibilitate a comisiei conform Art. 45, Par. 1, GDPR: 
https://datenschutz.hessen.de/datenschutz/internationales/angemessenheitsbeschl%C3%BCsse

5. Durata stocării datelor

În aplicație se stochează permanent numărul de client, numărul de telefon al șoferului precum și ID-ul șoferului pentru a putea garanta conexiunea continuă a aplicației cu aplicația web UTA SmartCockpit^®.

În plus, ID-ul vehicului aferent se stochează pe durata conexiunii vehiculului cu aplicația precum și a token-ului push timp de 6 luni.

Datele se șterg automat odată cu dezinstalarea aplicației.

În funcție de durata contractuală, este posibil ca UTA să stocheze în aplicație date, care au fost colectate prin dispozitivul mobil pentru îndeplinirea contractului.

În cazul neaprobării prelucrării datelor, UTA va trata datele conform Art. 17, GDPR.

6. Drepturile persoanelor vizate

În legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal, există următoarele drepturi:

• Conform art. 15 GDPR al UE ai dreptul de a solicita informații cu privire la datele stocate de noi.
• Conform art. 16 GDPR al UE ai dreptul de a solicita corectarea datelor incorecte. 
• Conform art. 17 GDPR al UE ai dreptul de a solicita ștergerea datelor, dacă nu mai există un motiv legal pentru continuarea stocării acestora. 
• Conform art. 18 GDPR al UE aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal. Ceea ce înseamnă că datele vor fi stocate în continuare, însă numai în condiții restrânse (de exemplu doar cu acordul explicit sau pentru exercitarea reclamațiilor legale). 
• Conform art. 20 GDPR al UE ai dreptul la portabilitatea datelor furnizate. Aceasta înseamnă că îţi putem punem la dispoziție aceste date într-un format structurat, uzual și lizibil pe calculator.

Poţi exercita drepturile cu privire la activitățile de prelucrare prezentate față de UTA apelând la datele de contact menționate mai sus.

În continuare aveți dreptul de refuz față de UTA cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personalîn baza unor procese de îmbunătățire tehnice. Pentru exercitarea dreptului de revocare te poţi adresa către UTA la datele de contact indicate mai sus.

1. Scopul și temeiul legal ale prelucrării datelor cu caracter personal

Prelucrăm datele cu caracter personal ținând cont de Regulamentul general UE privind protecția datelor (GDPR), precum și de Legea federală fundamentală în domeniul protecției datelor (BDSG), cu respectarea reglementărilor specifice în funcție de sector (legi specifice) privind dispozițiile relevante cu privire la protecția datelor cu caracter personal.

a. Pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale (Art. 6, Alin. 1, Lit. B, GDPR)

În cazul unei cereri de inițiere a unei relații contractuale cu UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, prelucrăm datele comunicate pentru încheierea contractului și pentru evaluarea riscurilor economice care urmează a fi asumate de noi.

Prelucrarea datelor în cadrul raportului comercial

În situația în care este încheiat un contract, prelucrăm datele pentru întocmirea contractului. Datele cu caracter personal prelucrate în acest sens includ date de bază (de exemplu denumirea firmei, adresa), datele persoanei de contact, precum și toate datele care sunt necesare pentru facturare (de exemplu număr de identificare în calitate de plătitor al taxei pe valoarea adăugată, date bancare). Din această categorie fac parte și procesele de prelucrare a datelor cu caracter personal, realizate cu scopul de a comunica pe mediile acceptate.

Semnarea, respectiv executarea raportului contractual nu este posibilă fără prelucrarea datelor cu caracter personal.

Utilizarea datelor cu caracter personal în caz de întârziere la plată

În cazul unei întârzieri la plată, dispunem de posibilitatea de a cesiona creanțele către terți. În acest sens, toate datele necesare sunt comunicate în ponderea necesară, în scop de prelucrare a procesului de recuperare a creanței către terțul respectiv (de exemplu firmă de recuperări creanțe).

b. Comandarea de produse & servicii (Art. 6, Alin. 1, Lit. B, GDPR)

În procesul de comandă şi utilizare a produselor/serviciilor UTA poate apărea necesitatea de prelucrare de date suplimentare cu caracter personal, în plus față de datele menționate anterior. Acestea includ în principal:

Produse (carduri de combustibil, dispozitive de taxare)

Date referitoare la vehicul (de exemplu proprietarul vehiculului sau locatorul, numărul de înmatriculare a vehiculului), datele conducătorului auto (adresă de expediere diferită sau numele diferit pentru personalizarea cardului de combustibil).

Soluţii digitale (secțiunea exclusivă pentru clienți UTA, E-Invoicing, transmiterea în format electronic a datelor, aplicaţia UTA Stationsfinder)

Datele de contact în format electronic (adresa de e-mail) în scop de informare cu privire la noi documente de decontare, pentru comunicarea detaliilor de decontare, pentru cazul înregistrării de utilizatori noi în cadrul secțiunii dedicate exclusiv clienților UTA sau în cazul utilizării funcției de feedback în cadrul aplicaţiei UTA Stationsfinder. În aplicație se prelucrează datele privind locația pentru a putea afișa cel mai apropriat punct de acceptare. 

(Taxe de drum) Procedura de înregistrare

Datele clientului în scop de validare şi verificare (de exemplu datele de înregistrare ale companiilor deţinute), prelucrarea tuturor datelor solicitate de către operatorul sistemului de taxare (variază în funcție de sistemul de taxare).

În cadrul procedurilor de înregistrare pentru utilizarea sistemelor de acceptare a taxelor selectate sau atunci când UNION TANK Eckstein GmbH & Co KG emite carduri de combustibil ale unor terțe părți, prelucrăm fără excepție datele personale care sunt solicitate de partenerul de acceptare/operatorul de taxare. Pentru a legitima informațiile pe care ni le furnizezi, în timpul procesului de înregistrare, poate fi necesar să ne furnizezi anumite documente (de exemplu, documentul de înmatriculare al vehiculului), astfel încăt să putem înştiinţa partenerii de acceptare sau operatorii sistemelor de taxare.

Pentru a putea oferi asistență completă în contextul posibilelor interogări sau în cazuri de executare de către operatorul sistemului pentru plata taxei de drum sau de către organele naționale de executare, stocăm și la nivel intern toate datele comunicate, ca parte a procedurii de înregistrare.

Managementul notelor de credit

Atunci când este emisă o notă de credit (de exemplu, către Mercedes ServiceCard), comunicăm toate informațiile relevante cu privire la consumul acestei note de credit companiei care acordă nota de credit (de exemplu, Daimler AG). Acest demers se realizează pentru a te putea informa cu privire la ofertele din perioada de valabilitate a notei de credit.

Prelucrarea datelor cu caracter personal din procedura menționată anterior privind scopurile pre-contractuale sau contractuale se bazează pe art. 6 par. 1 lit. c din GDPR.

c. În temeiul unui interes legitim al UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG (Art. 6, Alin. 1, Lit. F, GDPR)

Prelucrăm datele cu caracter personal și după executarea efectivă a contractului, pentru a respecta interesele legitime ale noastre şi ale terţilor. Aceste prelucrări sunt efectuate în baza Art. 6, Alin. 1, Lit. F, GDPR. Aceste prelucrările sunt reprezentate de:

Evaluarea riscului economic care urmează a fi asumat (calculul bonității)

Pentru finalizarea demersurilor destinate inițierii relațiilor comerciale, precum și pentru monitorizarea relații existente cu un client – în special în caz de întârziere la plată – apelăm la asistența oferită de către birourile de credit. Este evaluat riscul incapacităţii de plată pe baza informaţiilor disponibile furnizate. Rezultatul analizei este examinat din nou de către noi și este evaluat de către un angajat UTA în vederea posibilelor consecinţe care pot apărea în relaţia contractuală dintre părţi.

Nu este elaborată o evaluare complet automatizat.

Scop de marketing pentru promovarea de produse și servicii

În cazul în care nu sunt comunicate persoane de contact specifice pentru scopuri de marketing, vom folosi datele indicate ale persoanei de contact și o vom informa, în cadrul relației contractuale despre produsele și serviciile UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG precum și despre companiile noastre asociate.

Dispuneți de posibilitatea de a revoca în orice moment cordul privind acest tip de comunicare, cu efect pentru viitor.

Alte forme de prelucrare a datelor pentru respectarea interesului nostru legitim pot fi reprezentate de:

Măsuri pentru gestionarea relaţiei contractuale și dezvoltarea şi îmbunătăţirea produselor și serviciilor proprii

Monitorizare internă pentru controlul relației contractuale existente.

Prevenție

Pentru prevenirea infracțiunilor, monitorizăm comportamentul de utilizare și folosirea mediilor noastre de comunicare.

Verificarea și optimizarea procedurilor pentru analiza nevoilor și pentru abordarea directă a clienților; inclusiv segmentarea internă a clienților

d. În baza acordurilor (Art. 6, Par. 1, Lit. A, GDPR)

În măsura în care avem transmis un acord cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal pentru anumite scopuri (a se vedea detaliile în cele ce urmează), este asigurată legitimilatea acestei prelucrări în baza acordului primit. Un acord exprimat poate fi revocat în orice moment. Această prevedere se aplică și cu privire la revocarea acordurilor exprimate în raport cu noi, înainte de intrarea în vigoare a Regulamentului general privind protecția datelor - GDPR, ceea ce înseamnă înainte de data de 25 mai 2018. Te rugăm să ai în vedere că revocarea este valabilă numai pentru viitor. Prelucrările efectuate înainte de revocare nu sunt afectate de aceasta.

Abonarea la newsletter pentru abordarea în scop de marketing

Newsletter-urile sunt transmise numai în baza unui acord specific şi distinct.

Garanții (personale)

În cazul garanților personale constituite de către terți (garanţii terțe), UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG prelucrează toate datele cu caracter personal necesare, împreună cu informațiile cu privire la situația economică și financiară ale acestui terț.

e. Pentru îndeplinirea obligațiilor legale în legătură cu Art. 6, Alin. 1, Lit. C, GDPR

În cadrul proceselor economico-financiare și pentru îndeplinirea cerințelor legale de arhivare.

2. Destinatari sau categorii de destinatari ale datelor cu caracter personal

În cadrul companiei, au acces la datele cu caracter personal toate structurile care au nevoie de aceste date cu titlu imperativ pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale și legale.

Furnizorii de servicii, în baza prevederilor contractuale, dar și alţi agenţi împuterniciţi pot avea acces la date cu caracter personal. Acești parteneri sunt obligați contractual să respecte instrucţiunile de protecţie a datelor cu caracter personal, în cadrul procesării comenzilor, asistenţei oferite în beneficiul UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG la derularea raportului contractual.

Printre altele, apelăm la intermediari care asigură prelucrarea datelor pentru următoarele servicii: asistența/administrarea/dezvoltarea de aplicații electronice/IT, servicii de Call Center, ștergerea și eliminarea datelor, trimiterea materialelor în scopuri de marketing, găzduire a Website-ului, organizarea website-ului, Lettershop, securitatea clădirii de birouri, validarea adreselor, verificări ale permisului de conducere, asistența procedurală (24/7), autorizări online, servicii de asistență în caz de defecțiune.

În condiții speciale, prelucrăm împreună cu partenerii noştri date cu caracter personal, fiecare parte prelucrând datele exclusiv pentru scopul specific, prevăzut contractual și în contextul unei responsabilități împărțite. Această structură contractuală este disponibilă în cadrul:

• parteneriatele de vânzări/ distribuţie/ modelele de colaborare:
  În modelele, în care partenerii se află într-o relație contractuală îndependenţă cu clientul, se poate întâmpla să facem schimb de date în cadrul colaborării. Prelucrarea datelor, inclusiv a prelucrării datelor schimbate anterior de către orice colaborator se bazează pe relația contractuală directă pe care o are cu clientul. Nu există nicio altă obligație de a te informa despre prelucrarea datelor de către colaboratorul nostru în acest moment, deoarece putem presupune că ai fost informat în mod cuprinzător despre prelucrarea datelor direct de către acesta în contextul relației contractuale separate. Nu există un drept distinct de a emite instrucțiuni colaboratorului nostru.
• activități cu companii interne ale grupului sau companii afiliate
• servicii de facturare

Furnizori externi de servicii

În cadrul îndeplinirii obligațiilor contractuale apelăm în parte la furnizori externi. Apelăm la aceștia pentru următoarele servicii: informații referitoare la bonitate, înregistrări privind taxele de drum, servicii logistice, servicii de rambursare, proceduri de recuperare a creanțelor, decontarea veniturilor asociate serviciilor prestate în cadrul procedurii de rambursare. .

În toate situațiile menționate mai sus ne asigurăm că terții au acces exclusiv la datele cu caracter personal necesare pentru prestarea serviciilor respective.

Alţi destinatari

De asemenea, avem posibilitatea de a comunica datele către alte persoane terţe, de exemplu către autorități, pentru îndeplinirea obligațiilor legale de notificare, de exemplu case de asigurări sociale, autorități financiare sau autorități de urmărire penală.

Foarte important: În nicio situație, UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG nu vinde datele cu caracter personal către terți.

Comunicarea de date către ţară terță

Dacă datele cu caracter personal sunt prelucrate de un furnizor din afara zonei UE / SEE, acestea vor fi prelucrate numai dacă țăra terță are un acord privind protecția datelor de către Comisia Europeană sau dacă există alte garanții corespunzătoare de protecție a datelor.

3. Durata stocării datelor

Datele se șterg imediat ce acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile menționate mai sus. Există însă posibilitatea ca datele să fie stocate pe perioada de soluţionare a eventualelor reclamaţii care pot exista la adresa companiei noastre (termen legal de prescripție – 3 ani). În plus, stocăm datele dacă suntem obligaţi din punct de vedere legat să facem acest lucru. Aceste obligații derivă, printre altele, din legislația privind Codul Comercial şi Codul Fiscal.

1. Scopurile și temeiul legal ale prelucrării

a. Pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale (Art. 6, Alin. 1, Lit. b, GDPR)

Prelucrarea datelor în cadrul relaţiei comerciale

În cadrul încheierii unui contract de furnizor sau în timpul negocierilor precontractuale cu UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, prelucrăm datele pentru a stabili şi executa raportul comercial. Datele cu caracter personal prelucrate în acest sens includ date de bază (de exemplu denumirea firmei inclusiv numele companiei, adresa, datele privind geolocalizarea), datele unei persoane de contact (adresa de email, numărul de telefon fix/mobil), precum și toate datele care ne sunt necesare pentru facturare (de exemplu număr de identificare în calitate de plătitor al taxei pe valoarea adăugată, date bancare) în cadrul raportului contractual.

Semnarea, respectiv executarea raportului contractual nu este posibilă fără prelucrarea datelor cu caracter personal.

Pentru asigurarea calității datelor 

Utilizâm adresele de email ale persoanelor de contact, comunicate în vederea semnării contractului, pentru asigurarea unei calități adecvate a datelor.

Toate prelucrările datelor cu caracter personal din procedura menționată mai sus privind scopurile precontractuale sau contractuale se bazează pe art. 6 par. 1 lit. c din Regulamentul general privind protecția datelor - GDPR.

b. În temeiul unui interes legitim al UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG (Art. 6, Alin. 1, Lit. F, GDPR)

Prelucrăm datele cu caracter personal și după executarea efectivă a contractului, pentru a respecta interesele legitime deținute de noi și de către terți. Aceste prelucrări sunt efectuate în baza art. 6 alin. 1 lit. f din Regulamentul General privind Protecția Datelor - GDPR. Aceste prelucrările sunt reprezentate de:

Prezentarea transparentă a plăţilor serviciilor și locațiilor de achiziție față de clienții UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG
Documente de de facturare (dovada pozițiilor individuale) respectiv ieșirea digitală a datelor. 

Publicarea datelor în formate de acceptare electronice și analog
Motor de căutare stații, aplicația UTA, directorul staţiilor de alimentare.

Pentru informarea clienților, partenerilor contractuali, prestatorilor de servicii ai UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG
Prezentare generala a partenerilor / punctelor de acceptare UTA.

Măsuri pentru managementul companiei și continuarea relaţiilor de afaceri
Monitorizarea și controlul relațiilor parteneriale de acceptanță.

c. Pentru îndeplinirea obligațiilor legale în legătură cu Art. 6, Alin. 1, Lit. C, GDPR

În plus, putem transfera datele cu caracter personal către alţi destinatari, de exemplu către autorități, pentru îndeplinirea obligațiilor legale de notificare, case de asigurări sociale, autorități financiare sau autorități de urmărire penală.

2. Destinatari sau categorii de destinatari ale datelor cu caracter personal

În cadrul companiei, au acces la datele cu caracter personal toate structurile care au nevoie de aceste date cu titlu imperativ pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale și legale.

Furnizorii de servicii, în baza prevederilor contractuale, dar și alţi agenţi împuterniciţi pot avea acces la date cu caracter personal. Acești parteneri sunt obligați contractual să respecte instrucţiunile de protecţie a datelor cu caracter personal, în cadrul procesării comenzilor, asistenţei oferite în beneficiul UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG la derularea raportului contractual.

Printre altele, apelăm la intermediari care asigură prelucrarea datelor pentru următoarele servicii: asistența/administrarea/dezvoltarea de aplicații electronice/IT, distrugerea şi eliminarea datelor, hosting website, organizare pagină web, siguranța clădirii, furnizori de plăcuțe indicatoare.

În condiții speciale, prelucrăm împreună cu partenerii noştri date cu caracter personal, fiecare parte prelucrând datele exclusiv pentru scopul specific, prevăzut contractual și în contextul unei responsabilități împărțite. Această structură contractuală este disponibilă în cadrul:

• parteneriatelor de distribuție
• activități cu companii interne ale grupului sau companii afiliate serviciilor de facturare

Furnizori externi de servicii

În cadrul îndeplinirii obligațiilor contractuale apelăm în parte la furnizori externi.

În toate situațiile menționate mai sus ne asigurăm că terții au acces exclusiv la datele cu caracter personal necesare pentru prestarea serviciilor respective.

Alţi destinatari

De asemenea, avem posibilitatea de a comunica datele către alte persoane terţe.

Foarte important: În nicio situație, UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG nu vinde datele cu caracter personal către terți.

Comunicarea de date către ţară terță

Dacă datele cu caracter personal sunt prelucrate de un furnizor din afara zonei UE / SEE, acestea vor fi prelucrate numai dacă țăra terță are un acord privind protecția datelor de către Comisia Europeană sau dacă există alte garanții corespunzătoare de protecție a datelor.

3. Durata stocării datelor

Datele se șterg imediat ce acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile menționate mai sus. Există însă posibilitatea ca datele să fie stocate pe perioada de soluţionare a eventualelor reclamaţii care pot exista la adresa companiei noastre (termen legal de prescripție – 3 ani). În plus, stocăm datele dacă suntem obligaţi din punct de vedere legat să facem acest lucru. Aceste obligații derivă, printre altele, din legislația privind Codul Comercial şi Codul Fiscal.

1. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal

În cadrul proceselor de aplicare și de decizie referitoare la încheierea unui contract de muncă prelucrăm datele cu caracter personal conform scopului vizat.

Nu sunt luate decizii pe baza unor procese automatizate.

2. Temeiul legal al prelucrării

Această prelucrare este efectuată în baza Art. 6, Par. 1, Lit. B, GDPR.

3. Destinatari sau categorii de destinatari ale datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt prelucrate exclusiv de către departamente interne (personal dedicat, manager, persoane cu funcţie de conducere). Nu vom trimite datele către terți,inclusiv unei țări terțe sau unei organizații internaționale.

4. Durata stocării

Datele sunt șterge la 6 luni după încheierea procedurii de aplicare. Dacă se încheie un contract de muncă sau există interesul unei prelungiri a termenului contractual, te informăm separat cu privire la utilizarea datelor în raportul de muncă, respectivvom solicita permisiunea pentru prelungirea termenului de prelucare a datelor cu caracter personal.

Alături de compania-mamă Edenred S.A., UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG derulează un program care are ca obiectiv determinarea satisfacției clienților cu privire la produsele și serviciile UTA, precum și determinarea îmbunătățirii acestora. În acest sens, UTA utilizează o soluție care permite administrarea sondajelor, analizarea rezultatelor sondajelor și clasificarea reacțiilor clienților (programul Medallia).

Prin intermediul acestor informații UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, (UTA, noi), în calitate de responsabil potrivit Art. 13, Alin. 7, GDPR, te informăm cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal precum și la drepturile asociate.

UTA prelucrează datele cu caracter personal respectând Regulamentul general UE privind protecția datelor (GDPR), precum și a Legii federale privind protecția datelor (BDSG) și cu respectarea reglementărilor specifice în funcție de sector (legi speciale) cu privire la protecția datelor.

1. Scopurile și temeiul juridic ale prelucrării

UTA prelucrează în cadrul programului Medallia alături de datele referitoare la companii, inclusiv datele unei persoane de contact desemnate. Toate aceste informaţii au fost transmise către noi în cadrul procesului pentru clienți noi. Datele se procesează separat:

• datele unei persoane de contact (prenumele și numele, gen, la nevoie adresa de email personalizată a companiei)
• datele companiei (denumirea companiei, sediul companiei (localitatea, țara), alte date de contact (adresa de email, numărul de telefon), limba
• date digitale (adresa IP, informații despre dispozitivele utilizate, informații despre browser, etc.)

UTA prelucrează parțial inclusiv date cu caracter personal legate de răspunsurile acordate, în vederea determinării nevoilor concrete și satisfacției clientului, precum și pentru determinarea tendinţelor și a posibilităților de îmbunătățire cu privire la produsele și serviciile furnizate. În plus, în cadrul programului Medallia, UTA identifică informații cu privire la posibile probleme (tehnice, operaționale) sau în utilizarea produselor și serviciilor UTA.

UTA procesează răspunsurile primite de la clienți pentru prelucrarea internă în vederea:

• Definirii profilelor standard pentru clienților;
• Stabilirea tendințelor prin segmentarea, filtrarea și compararea profilelor;
• Personalizarea interacțiunii cu clienților;
• Asistenţa și identificarea posibilelor oportunităţi de creştere ale companiei.

Toate activitățile de prelucrare descrise mai sus se bazează pe interesul legitim al UTA și respectă Art. 6, Alin. 1, Lit. F, GDPR.

2. Categorii de destinatari ale datelor cu caracter personal

La nivelul intern al companiei, au acces la date toate structurile care au nevoie de acestea cu titlu imperativ pentru îndeplinirea sarcinilor.

Furnizori de servicii contractați în temeiul prevederilor contractuale și agenții împuterniciți pot avea acces la date. Acești parteneri sunt obligați de noi, în baza unui contract, să respecte în mod corespunzător cerințele cu privire la protecția datelor cu caracter personal și oferă asistență companiei noastre, UTA, cu privire la executarea acestei sarcini.

În cadrul programului Medallia, asistența este oferită de:

• Medallia, furnizor de soluții SaaS, care oferă pe lângă platforma tehnică şi servicii deîntreținere și suport tehnic.
• Edenred S.A. asigură funcţionarea corespunzătoare a  programului Medallia. Prin prezenta, Edenred S.A., în calitate de companie-mamă primește acces la toate datele cu caracter personal, în curs de prelucrare, din programul Medallia. Edenred nu va prelucra datele cu caracter personal în afara scopului menționat mai sus.

3. Furnizori externi de servicii și alți destinatari

Terții nu au acces la datele cu caracter personal furnizate, în cadrul programului Medallia.

Foarte important: UTA nu va vinde niciodată datele cu caracter personal către terți.

4. Comunicarea de date într-un stat terț

Se garantează prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul programului Medallia exclusiv pe servere din spațiul EU/SEE (Frankfurt pe Main, Germania sau Amsterdam, Olanda). 

Datele cu caracter personal colectate sun prelucrate în afara Uniunii Europene numai dacă există o decizie generală emisă de Comisia Europeană sau dacă au fost luate măsuri corespunzătoare de securitate, care garantează siguranța și protecția datelor cu caracter personal.

5. Durata stocării datelor

Datele cu caracter personal se prelucrează și se stochează pentru o perioadă de 3 ani. După această perioadă datele cu caracter personal se vor șterge automat.

În cazul în care prelucrăm datele cu caracter personal, eşti persoana vizată în cadrul Regulamentului GDPR și ai următoarele drepturi în relaţia cu noi, operator de date în responsabilă în procesul de prelucrare a datelor cu caracter personal - GDPR:

1. Dreptul de informare

Poţi solicita părţii responsabile, o confirmare referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal care te privesc.

Dacă are loc o astfel de prelucrare, poţi solicita operatorului de date următoarele informații:

• scopurile prelucrării datelor cu caracter personal;
• categoriile de date cu caracter personal prelucrate;
• destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost sau vor fi dezvăluite datele cu caracter personal;
• durata planificată de stocare a datelor cu caracter personal sau, dacă nu sunt posibile informații concrete referitoare la acest lucru, criteriile pentru determinarea duratei de stocare;
• existența unui drept de rectificare sau ștergere a datelor cu caracter personal sau a unei restricţii privind limitarea prelucrării de către operator sau unui drept de revocare împotriva acestei prelucrări;
• existența unui drept de apel la autoritatea de control responsabilă;
• orice informațiile disponibile referitoare la originea datelor, dacă datele cu caracter personal nu au fost colectate direct de la sursă.

Ai dreptul de a solicita informații cu privire la faptul dacă datele cu caracter personal au fost transmise într-o țară terță sau către o organizație internațională. În acest context, poţi solicita garanţii corespunzătoare  în conformitate cu Art. 46, GDPR în legătură cu transmiterea datelor.

2. Dreptul pentru rectificare

Aveți dreptul la rectificare și/sau completare cu privire la partea responsabilă în cazul în care datele cu caracter personal prelucrate, care te privesc, sunt incorecte sau incomplete.

3. Dreptul la limitarea prelucrării

Poţi solicita limitarea prelucrării datelor cu caracter personal în următoarele condiții:

• în cazul în care conteşti corectitudinea datelor cu caracter personal pentru o perioadă care ne permite verificarea corectitudinii acestora;
• în cazul în care prelucrarea este ilegală și te opui ştergerii datelor cu caracter personal şi soliciţi în schimb restricţionarea utilizării acestora;
• în cazul în care operatorul nu mai avem nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, însă le solicitaţi în vederea stabilirii, exercitării sau apărării revendicărilor legale sau
• în cazul în care ai depus o contestație împotriva prelucrării conform Art. 21, Par. 1, GDPR și încă nu s-a stabilit, dacă motivele noastre legitime sunt mai presus de motivele invocate de reclamant.

În cazul în care prelucrarea datelor cu caracter personal a fost restricţionată, atunci aceste date – cu excepția stocării lor – pot fi prelucrate numai după ce primim acordul explicit din partea ta sau în vederea stabilirii, exercitării sau apărării pretenţiilor legale sau pentru protecția drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau pe baza unui interes public important al Uniunii Europene sau a unui stat membru.

În cazul în care restricţia de prelucrare a fost limitată în conformitate cu condițiilor menționate mai sus, vei fi informat de noi, înainte ca restricţia să fie ridicată.

4. Dreptul la ștergere

a. Obligativitate de ștergere a datelor cu caracter personal

Ne poţi solicita ca datele cu caracter personal să fie șterse imediat şi suntem obligați, să ștergem imediat aceste date, dacă este valabil unul din următoarele motive:

• dacă datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru scopul pentru care au fost colectate sau dacă au fost prelucrate în alt mod;
• revoci  acordul  cu privire la prelucrare conform Art. 6, Par. 1, Lit. A sau Art. 9, Par. 2, Lit. A, GDPR sau dacă lipseşte o bază legală pentru prelucrare; 
• revoci prelucrarea conform Art. 21, Par. 1, GDPR și nu există motive justificate pentru prelucrare, sau revoci prelucrarea conform Art. 21, Par. 2, GDPR. 
• datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; 
• datele cu caracter personal trebuie şterse pentru respectarea unei obligaţii legale conform legislației Uniunii Europene sau a statelor membre, la care este supus operatorul; 
• datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu serviciile oferite de societatea de informare conform Art. 8, Par. 1, GDPR.
  
  

b. Transferul datelor către terți

În cazul în care am publicat datele cu caracter personal și suntem obligați să le ştergem conform Art. 17, Par. 1, GDPR, vom lua măsurile tehnice necesare şi costurile de implementare, pentru a informa procesatorii de date personale, că persoana vizată a solicitat ştergerea acestor date cu caracter personal şi a a copiilor şi replicilor acestor date cu caracter personal.

c. Excepții

Datele nu pot fi şterse din punct de vedere legal, atât timp cât prelucrarea este necesară pentru:

• exercitarea dreptului exprimării libere a opiniei și informării;
• pentru îndeplinirea unei obligații legale, care necesită prelucrarea conform legislației Uniunii Europene sau a statelor membre, căreia i se supune operatorul sau pentru exercitarea unei sarcini de interes public sau care are loc ca exercitare a forței publice, transmise operatorului;
• din motive de interes public în domeniul sănătății publice conform Art. 9, Par. 2, Lit. H și I precum și Art. 9, Par. 3, GDPR;
• pentru scopuri de arhivare aflate în interes public, scopuri de cercetare științifică sau istorică sau pentru scopuri statistice conform Art. 89, Par. 1, GDPR, atât timp cât legislația menționată la par. A, face probabil imposibilă realizarea obiectivelor acestei prelucrări sau o afectează serios sau
• pentru solicitarea de pretenții, exercitarea sau apărarea pretențiilor legale.

5. Dreptul la informare

Dacă ţi-ai exercitat dreptul de rectificare, ștergere sau limitare a prelucrării, suntem obligați să comunicăm această rectificare, ștergerea datelor sau limitarea prelucrării, tuturor destinatarilor cărora le-au fost publicate datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește ca fiind imposibil sau implică un efort disproporționat.

Ai dreptul, să cunoşti aceşti destinatari.

6. Dreptul la portabilitatea datelor cu caracter personal

Ai dreptul să primeşti datele cu caracter personal, pe care ni le-ai pus la dispoziție, într-un format structurat, utilizat în mod obişnuit și care poate fi citit pe calculator. În plus, ai dreptul să transmiteți aceste date unui alt operator, fără nicio reținere din partea noastră, atât timp cât:

• prelucrarea se bazează pe un acord conform Art. 6, Par. 1, Lit. A, GDPR sau Art. 9, Par. 2, Lit. A, GDPR sau pe un contract semnat în conformitate cu Art. 6, Par. 1, Lit. B, GDPR și
• prelucrarea este efectuată cu ajutorul procedurilor automatizate.

Pentru exercitarea acestui drept ai în continuare dreptul de a solicita, ca datele cu caracter personal să fie transmise direct de către noi unui alt operator, atât timp cât acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic. Libertățile și dreptul altor persoane nu au voie să fie afectate de acest lucru.

Dreptul la portabilitatea datelor nu este valabil pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, care este necesară pentru exercitarea unei sarcini de interes public sau în exercitarea autorităţii publice oferite operatorului.

7. Dreptul la contestație

Ai dreptul, ca din motive personale, să depui o contestație în orice moment împotriva prelucrării datelor cu caracter personal ce are loc pe baza Art. 6, Par. 1, Lit. E sau F, GDPR; acest lucru este valabil și pentru profilarea pe baza acestor prevederi.

Operatorul nu va mai prelucra datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care putem dovedi motive legitime imperios necesare prelucrării, care domină interesele, drepturile și libertățile tale sau prelucrarea servește solicitării de pretenții, exercitarea sau apărarea revendicărilor legale.

Dacă datele cu caracter personal sunt procesate în scopuri de marketing direct, ai dreptul să depui oricând o contestație împotriva prelucrării datelor cu caracter personal în scopul prelucrării în vederea unei acţiuni de marketing; acest lucru este valabil și pentru profilării, atât timp cât este asociat cu un scop de marketing direct.

Dacă te opui prelucrării în scop de marketing, atunci datele cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate pentru acest scop.

Ai opţiunea de a exercita dreptul de opoziţie în legătură cu utilizarea serviciilor societății de informații prin intermediul unor proceduri automatizate – în pofida directivei 2002/58/CE.

8. Dreptul de a revoca consimţământul privind protecţia datelor cu caracter personal

Ai dreptul de a revoca consimţământul privind protecția datelor cu caracter personal. Retragerea consimţământului nu afectează legalitatea prelucrării bazate pe consimţământ înainte de revocarea acestuia.

9. Decizie automatizată în caz individual, inclusiv profilare

Ai dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată - inclusiv profilarea - care are efect juridic împotriva ta sau te afectează în mod semnificativ. Acest lucru nu se aplică în cazul în care decizia:

• este necesară pentru semnarea sau executarea unui contract între părţi;
• este autorizată de legislația Uniunii Europene sau a statelor membre la care este supus operatorul și care stabilește, de asemenea, măsuri adecvate pentru a proteja drepturile, libertățile și interesele legitime personale; sau
• se bazează pe consimțământul tău explicit.

Cu toate acestea, aceste decizii nu se pot baza pe categorii speciale de procesare a datelor cu caracter personal în conformitate cu Art. 9, Alin. 1, GDPR, dacă nu este valabil Art. 9, Alin. 2, A sau G și au fost luate măsurile necesare pentru protejarea drepturile, libertăţile și interesele legitime.

Referitor la cazurile menţionate de mai sus, luăm măsurile necesare pentru a proteja drepturile, libertățile și interesele legitime, la care face parte cel puţin dreptul de a obține intervenția unei persoane din partea operatorului, de a-și exprima propria poziție și de a contesta decizia.

10. Vă rugăm să utilizați acest formular pentru a vă exercita drepturile persoanei vizate sau pentru a ne contacta în probleme de protecție a datelor.

11. Dreptul de depunere a unei plângeri la o autoritate de control

Fără a aduce vreun prejudiciu de ordin legal, administrativ sau juridic, ai dreptul de a depune plângere, în special în statul membru în care locuiți, lucrați sau în care este suspectată încălcarea, dacă consideri că prelucrarea datelor cu caracter personal încalcă normele GDPR.

Autoritatea de supraveghere la care a fost depusă plângerea va informa reclamantul cu privire la starea și rezultatele reclamaţiei, inclusiv a posibilităţii unei despăgubiri juridice în temeiul Art. 78, GDPR.

Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

B-dul G-ral. Gheorghe Magheru, Nr. 28-30
Sector 1, CP 010336
Bucureşti, România
Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212
mailto: anspdcp@dataprotection.ro / dpo@dataprotection.ro

Ediția: Mai 2018